כל אחד מאתנו חווה מתישהו במהלך החיים את הצורך לארגן אירוע משמעותי, כמו חתונה, בר מצווה, כנס במקום העבודה וכדומה. תוך כדי העשייה, אנו מגלים כי הפקת אירועים היא לא דבר של מה בכך וכי מדובר בעניין רציני ומורכב המשיק לעולמות מקצועיים רבים ומגוונים.כיצד נערכים נכון בכדי שהאירוע שלנו יהיה זה שעליו ידברו כל השנה ויותיר חותם על המוזמנים כבר משלב שליחת ההזמנה? לבנת קיזנר מהמכללה העסקית של הלשכה למסחר קיבצה עבורכם 10 טיפים מנצחים לעריכת האירוע המושלם:
- מטרת האירוע – לפני שמתחילים בתכנון האירוע בפועל, חשוב להגדיר את מטרת האירוע. כל החלטה שתבוא לאחר מכן תיגזר מהחלטה זו. לדוגמה, האם האירוע נועד לגייס לקוחות חדשים לחברה? האם האירוע נועד לחזק את הקשר עם הלקוחות הקיימים? האם האירוע נועד לחשוף את החברה בפני קהלים חיצוניים כגון התקשורת, גופים ממשלתיים או חברות מתחרות?
אירועים.צילום: עמיעד טאוב
2.הגדרת קהל היעד – הגדרה זו חשובה מאוד ועל פיה יוכתב אופי האירוע. לדוגמה, האם קהל היעד שלכם ברובו מבוגר או צעיר? האם מדובר בקהל עסקי או פרטי? האם מדובר בקהל מקומי או זר?
- קביעת תוכן מעניין לאירוע – לאחר שהגדרנו את הרכיבים הראשוניים, אנו ניגשים ליצירת התוכן של האירוע – לב התכנון – אשר מעניק את הסיבה להגיע לאירוע. צריך לדאוג שיהיו תכנים עם אופי בידורי שימשכו את המוזמנים, כמו אמן מפורסם, מרצה מעניין, השקת מוצר חדש , שי וכדומה. בשלב הזה על מפיק האירוע להביא לידי ביטוי את מלוא היצירתיות שלו. כאשר שלב זה מבוצע כהלכה, האירוע מעניק לנוכחים בו ערך אמתי בכך שהוא נשאר בזיכרונם לזמן ממושך.
- הכנת רשימת מטלות – על מנת שנוכל להקפיד על ביצוע תכנון האירוע באופן מיטבי, עלינו להכין רשימה מסודרת של הפרטים הנדרשים לאירוע, החל מצדדים טכניים כמו תאורה, מוזיקה וריהוט, וכלה בצדדים קולינריים ותוכניים. כאשר מפיקים אירוע יש לקחת בחשבון כל פרט ופרט ולעבוד על רשימת המטלות מספר חודשים לפני תאריך האירוע בכדי להקיף את כל הפרטים הכי קטנים ולא לפספס כלום.
- תיארוך נכון של האירוע – כאשר אנחנו קובעים תאריך לאירוע, חשוב מאוד לבדוק שאין אירועים משמעותיים אחרים סביב המועד שאנו מתכננים. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון חגים עבור כל הדתות או חופשות ממוסדות החינוך.
- הגדרת תקציב ברורה של האירוע – הכרחי ביותר להחליט מראש על גובה התקציב של האירוע. התקציב שמוגדר מראש חייב להיגזר מניתוח עלויות כל הספקים. אסור להגיע למצב בו אנו נדרשים לעלויות חשובות, כמו שיווק ופרסום האירוע, באפס תקציב כי שכחנו לקחת בחשבון בהגדרת התקציב הראשונה עלויות אלו או אחרות.
- גמישות – בכל אירוע נידרש להתמודד גם עם שינויים תוך כדי ההפקה. השינויים יכולים להיות בגודל המשתתפים, מיקום או פרטי תוכן כאלו ואחרים שלא לקחנו בחשבון בעת תכנון האירוע. שינויים כאלו הם טבעיים וניתן להתמודד עימם אפילו בקלות, כל עוד אתם בשליטה ולא חורגים מהתקציב .
- הגדרת גבולות התואמות ליכולותינו – ברור שכולנו רוצים להפיק אירוע גדול ומושקע. יחד עם זאת, עלינו להיות מודעים ליכולתנו באופן ריאלי: לוח זמנים, תקציב, כוח אדם וכו'. אם אנו מחליטים להפיק אירוע גדול, עלינו להתחיל בארגונו מספר חודשים לפני; ואם מדובר באירוע בתקציב מוגבל יותר, עלינו לקחת בחשבון שיהיה מדובר באירוע אינטימי בגודלו.
- שיווק ופרסום – אתם עובדים על האירוע ומשקיעים בכל הפרטים הקטנים, אך אל תשכחו שצריך גם להביא את קהל היעד לאירוע – וזאת ניתן לעשות אך ורק על ידי שיווק. בשלבים מוקדים ביותר יש להכין תכנית שיווקית מלאה לפרסום האירוע. ככל שהתוכנית תהיה מקיפה ומקצועית, כך תוכלו להגיע בקלות לקהל הנכון עבורכם. חשוב לזכור שגם האירוע המושקע והמפואר ביותר לא יהיה מוצלח אם לא יגיע אליו הקהל הנכון. עליכם להיות בקיים בכל מדיה הפרסום ונגזרותיהן, שכן מוטלת עליכם, בין היתר, גם האחריות לדאוג לכך שקהל היעד של האירוע ידע על קיומו ויעשה הכל על מנת להגיע אליו.
- בטיחות – ובסופו של דבר, כלל חשוב ביותר בהפקה של כל אירוע הוא לזכור שהבטיחות תמיד מעל הכול. בכל שלב של הפקת האירוע המפיק חייב תמיד להיות עם האצבע על הדופק ולוודא שרמת הבטיחות מקסימלית, הן למבקרי האירוע והן למארגניו.
לסיכום, האדם שעומד בראש מערך ההפקה מרכז בידיו את כל קצוות האירוע והוא לב ליבו של הפרויקט; לכן עליו להתמחות בכל האספקטים של הפקת האירוע שצוינו לעיל – ומעבר להם. את יכולות ההפקה והארגון ניתן ללמוד, לשכלל ולפתח, עד לרמה שבה הלחץ בהפקת האירוע הופך להיות חיובי ומווסת, והסיפוק האישי שאחריו משאיר טעם של עוד.
היכן ניתן לקבל הכשרה מקצועית מהמעלה הראשונה בתחום הפקת האירועים? אחד המסלולים המומלצים בארץ הוא זה של המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א וחברת אלי לוי הפקות. קורסי המכללה העסקית מאפשרים לתלמידיה להיכנס לכל אחד מעולמות ההפקה הקיימים בארץ כיום, ולהתמחות בהפקת כל סוגי האירועים, בין אם פרטיים, עסקיים, ציבוריים ועוד.
בהצלחה!
**הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום : ניהול והפקת אירועים , ניהול כללי , לוגיסטיקה ומחסנים , ניהול פרויקטים , יעוץ עסקי , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים .
